Outlookとカレンダーを同期

Googleカレンダーは、Web上でスケジュール管理が可能なカレンダーアプリケーションです
メンバー全員と共有したカレンダーでは、いつ、誰が、どこで会議があるか、などメンバーのスケジュール状況が一目でわかります。
会議室などの予約状況や、参加者のスケジュールを確認しながらスケジュールを設定することができ、設定したスケジュールはPCの画面にポップアップで通知したりメールで通知できるほか、携帯端末のメールにも通知できます。

今回は、Microsoft Outlookとスケジュールの同期を行う場合の設定方法をご紹介します。


GoogleカレンダーをOutlookと同期させるためには、「Google Calender Sync」が必要です。これは以下のサイトから無料でダウンロードすることができますが、2010年4月27日現在、対応しているバージョンは Outlook 2003 と Outlook 2007 のみとなります。

Getting started with Google Calendar Sync

To set up Google Calendar Syncという項目の2番目のリンクからダウンロードできますので、リンクをクリックしてPCにダウンロードしてください。


ダウンロードが完了したら、さっそくインストーラーを実行してみましょう。最初に利用規約が表示されるので、同意する場合は「I Agree」ボタンをクリックします。


次の画面ではインストールオプションを聞かれるので、特に問題がなければそのまま「Next」ボタンをクリックします。


インストールする場所の指定では、特に変更する必要がなければそのまま、変更する場合はインストール先を指定してから「Install」ボタンをクリックします。


インストールが完了すると自動で起動し、Googleアカウントの設定画面が表示されます。Googleアカウントのメールアドレスとパスワード、同期方法を指定し、「Save」ボタンをクリックします。

Email	Googleアカウントのメールアドレスを入力します
パスワード	Googleアカウントのパスワードを入力します
2-way	GoogleカレンダーとOutlookカレンダーで相互に同期する場合に選択します
1way: Google Calendar to Microsoft Outlook calendar	Googleカレンダーの内容をOutlookカレンダーに同期する場合に選択します
1way: Microsoft Outlook calendar to Google Calendar	Outlookカレンダーの内容をGoogleカレンダーに同期する場合に選択します
Sync every...	同期間隔を分単位で指定します

以上でインストールと設定は終了です。以後、Sync every...で指定した時間ごとに同期が行われます。


今すぐに同期させたい場合は、タスクトレイのGoogle Calender Syncアイコンを右クリックし、表示されたメニューから「Sync」を選択します。


同期処理中はタスクトレイのアイコンが以下のように変わり、数秒で同期処理は終了します。

マイカレンダーの設定

Googleカレンダーは、Web上でスケジュール管理が可能なカレンダーアプリケーションです
メンバー全員と共有したカレンダーでは、いつ、誰が、どこで会議があるか、などメンバーのスケジュール状況が一目でわかります。
会議室などの予約状況や、参加者のスケジュールを確認しながらスケジュールを設定することができ、設定したスケジュールはPCの画面にポップアップで通知したりメールで通知できるほか、携帯端末のメールにも通知できます。

今回は、カレンダーの設定方法をご紹介します。


カレンダー画面右上にある「設定」をクリックします。



「全般」タブでは、以下の設定が行えます。

言語	カレンダーを使う上でのデフォルトとなる言語を指定します
国名	カレンダーを使う上でのデフォルトとなる国を指定します
現在のタイムゾーン	カレンダーを使う上でのデフォルトとなるタイムゾーンを指定します
日付形式	日付の表示形式（フォーマット）を指定します
時刻形式	時刻の表示形式（フォーマット）を指定します
週の開始日	カレンダーを週表示にした場合に、一番左に表示される曜日を指定します
週末を表示	週末（土曜日・日曜日）を表示するかどうかを指定します
デフォルトビュー	カレンダー画面を開いたときに、最初に表示される表示モードを指定します
カスタムビュー	1日表示・週間表示・月間表示以外の表示方法を指定します
場所	お住まいの住所や郵便番号などを設定します 現在地の天気を表示する際に利用されます
現在地の天気を表示	現在地の天気を表示するかどうか指定します 気温は摂氏もしくは華氏で表示できます
辞退した予定を表示	自分が辞退（欠席）した予定をカレンダーに表示するかどうか指定します
招待状をマイカレンダーに 自動的に追加	招待を受けた予定を自分のカレンダーに自動追加するかどうかを指定します
代替カレンダー	必要であれば、代替カレンダーを指定します
カレンダーの背景	カレンダーの背景画像をURL形式で指定します
キーボードショートカットを 有効にする	キーボードによるショートカット操作を有効にするか無効にするかを指定します
アカウント設定を変更	Googleアカウントのパスワードなどを変更できます

「カレンダー」タブでは、以下の設定が行えます。

マイカレンダー	マイカレンダーとして表示するカレンダーを指定・設定できます すべてのカレンダーを削除することはできません
他のカレンダー	表示のみを行い、編集はできない他人のカレンダーを設定できます スケジュールを共有したい人などを登録します

「モバイルの設定」タブでは、以下の設定が行えます。

モバイルに通知

国名を指定し、ユーザー名（メールアドレスの＠の前まで）を入力し、メールのドメインを選択してから「確認コードを送信」ボタンをクリックします しばらくすると携帯電話にメールが届くので、そのメールに書かれた確認コードを入力し「設定を終了」ボタンをクリックしてください

「Labs」タブでは、β版のアドオンや、お試しで作られたアドオンなどの使用設定が行えます。ここで選択できるアドオンはテスト段階のため、突然提供が中止されたり、変更されたりすることがあります。

予定の変更

Googleカレンダーは、Web上でスケジュール管理が可能なカレンダーアプリケーションです
メンバー全員と共有したカレンダーでは、いつ、誰が、どこで会議があるか、などメンバーのスケジュール状況が一目でわかります。
会議室などの予約状況や、参加者のスケジュールを確認しながらスケジュールを設定することができ、設定したスケジュールはPCの画面にポップアップで通知したりメールで通知できるほか、携帯端末のメールにも通知できます。

今回は、カレンダーに登録した予定の編集方法をご紹介します。


カレンダーに登録されている予定をクリックすると、予定の編集画面に切り替わります。


ここでは、予定の名前や日時などを変更する以外に、既に出欠の返事を出してしまっている予定の出欠状況を変更したり、新たにゲストを追加したり、予定の事前通知方法やプライバシー設定の変更も行えます。

予定を編集し終わったら、画面上の「保存」をクリックして編集を保存してください。予定を削除する場合は、「削除」ボタンをクリックしてください。

その他の操作として、予定を管理する人の変更や、予定のコピー、他のカレンダーへのコピーが行えます。

カレンダーを使う

Googleカレンダーは、Web上でスケジュール管理が可能なカレンダーアプリケーションです
メンバー全員と共有したカレンダーでは、いつ、誰が、どこで会議があるか、などメンバーのスケジュール状況が一目でわかります。
会議室などの予約状況や、参加者のスケジュールを確認しながらスケジュールを設定することができ、設定したスケジュールはPCの画面にポップアップで通知したりメールで通知できるほか、携帯端末のメールにも通知できます。

今回は、カレンダーの使い方を簡単にご紹介します。


Google Appsにログインし、画面左上の「カレンダー」をクリックすると、カレンダー画面が開きます。


デフォルト設定では、カレンダー画面は一週間分のスケジュールが表示されています。


スケジュールを追加するには、一番簡単な方法として、スケジュールを追加したい日時をクリックし、名前をつけて予定を作成することです。


「予定の詳細を編集」をクリックするか、画面左から「予定を作成」をクリックすると、予定の詳細編集画面に切り替わります。


予定の詳細編集画面では、予定の名前や日時以外に、場所の指定、ゲストの追加、予定の事前通知などの設定を行えます。

コンタクト（連絡先）

Googleメール（Gmail）は、大容量のメールボックスに加え、強力なフィルタリングやウィルス対策、ラベルによる振り分けや検索機能を備えたWebメールです。
メールの確認や送信は、PCだけでなくモバイル端末からも行えます。

今回は、メールなどの連絡先を扱う「Googleコンタクト」をご紹介します。


メール画面左のメニューから「連絡先」をクリックすることで、Googleコンタクト画面に移動できます。


Googleコンタクト画面は以下のようになっており、Myコンタクトに登録されている連絡先が一覧に表示されています。


すべての連絡先を表示するには、「すべての連絡先」をクリックしてください。ここには、Myコンタクトに登録されている連絡先以外に、Myコンタクトには登録されておらず、かつメールを送信したことがある、もしくは受信したことがある連絡先も一緒に登録されています。


連絡先をグループに登録するには、まず連絡先を選択し、画面右側の「グループ」ボタンをクリックします。プルダウンが表示されるので、登録したいグループを選択するか、「新しいグループ」を選択してグループを新規作成してください。


連絡先のユーザー情報を編集するには、まず連絡先を選択し、画面右側の「編集」ボタンをクリックします。


名前やメールアドレス、電話番号など必要な情報を入力し、「保存」をクリックします。


重複登録されてしまったり、必要のない連絡先は削除することができます。削除したい連絡先を選択し、画面右上の「連絡先を削除」をクリックしてください。

ラベルの設定

Googleメール（Gmail）は、大容量のメールボックスに加え、強力なフィルタリングやウィルス対策、ラベルによる振り分けや検索機能を備えたWebメールです。
メールの確認や送信は、PCだけでなくモバイル端末からも行えます。

今回は、メールを振り分けて便利に使うためのラベルの設定方法をご紹介します。


まずラベルを作成しますが、ラベルを作成するためにはいくつか方法があります。どの方法でも結果は同じなので、お好きな方法でラベルを作成してください。

ひとつめは、メール画面左のメニューから作成する方法。


ふたつめは、メール一覧もしくはメール内容表示画面の上部にある「移動」ボタンから新規作成する方法。


みっつめは、ふたつめと同様に「ラベル」ボタンから新規作成する方法。


よっつめは、メールの設定画面「ラベル」タブから作成する方法。



ラベルを作成したら、今度はラベルに色をつけます。ぜひ色をつける必要はありませんが、せっかくラベルで区分けするので、色を変えて一目で区別がつくようにすると、一層便利になります。

メール画面左のメニューにラベルが一覧で表示されているので、色を変更したいラベルの左側の■をクリックしてください。


ラベルの設定メニューが表示されるので、お好きな色の組み合わせを選択します。ここにない色を付けたい場合は「カスタムカラーを追加」をクリックして、お好きな色を設定してください。「色をクリア」を選択すると、ラベルに設定した色をクリアできます。



ラベルの色を設定する以外に、ラベルの名前を変更することもできます。


また、ラベルを一覧から隠したり、削除することもできます。それぞれメニューから選択してください。


ラベルと似たような機能で、スターというものがあります。これはラベルのように振り分けをするものではなく、メールに対して付与できる印のようなものです。


スターを付けたメールは「スター付き」として検索や表示が行えます。

メールの設定

Googleメール（Gmail）は、大容量のメールボックスに加え、強力なフィルタリングやウィルス対策、ラベルによる振り分けや検索機能を備えたWebメールです。
メールの確認や送信は、PCだけでなくモバイル端末からも行えます。

今回は、メールの設定方法をご紹介します。


メール画面右上にある「設定」をクリックします。



「全般」タブでは、以下の設定が行えます。

言語	メールを使う上でのデフォルトとなる言語を指定します
表示件数	1ページに表示するスレッド数を指定します
キーボード ショートカット	キーボードによるショートカット操作を有効にするか無効にするかを指定します
外部コンテンツ	画像などの外部コンテンツを自動で表示するかどうかを指定します
接続方法	メール画面への接続方法を指定します 管理者がhttps接続以外を拒否している場合は、接続方法の変更はできません
画像	メールを送信する相手側に表示される自分の画像を選択できます
連絡先の画像	連絡先（コンタクト）画面で、相手が各自で指定した画像を表示するか、自分が設定した画像のみを表示するかを選択します
署名	メールに添付する署名を設定できます
個別 インジケータ	受信したメールが自分宛のものだったり、自分にだけ送られたメールだった場合に、マークを表示するかどうかを設定します
メール本文の プレビュー表示	受信トレイで、メールタイトルの横に本文をプレビュー表示するかどうかを指定します
不在通知	長期間メールを確認できない場合などに、受信したメールに対して自動で不在メッセージを送信できます
送信メールの エンコード	メールを送信するときに、Unicodeエンコードをするか、デフォルトのままにするかを選択します
添付ファイル	添付ファイルの方法を、Flashを利用した方法にするか、Flashを利用しない方法にするかを選択します

「アカウント」タブでは、以下の設定が行えます。

名前	メールアドレスに付随する名前を編集したり、他のメールアドレスを利用する場合などの設定を行います
別のアカウントから メールを受信	POP3を使い、他のアカウントのメールをGoogleメールで受信するための設定を行います
アカウント設定を 変更	Googleアカウントのパスワードなどを変更できます

「ラベル」タブでは、以下の設定が行えます。

システムラベル	Googleメールで既に用意されているラベルの表示／非表示を設定します
ラベル	ユーザーが自由に追加・変更できるラベルの表示／非表示を設定、または削除します

「フィルタ」タブでは、フィルタの設定が行えます。



「メール転送とPOP/IMAP」タブでは、以下の設定が行えます。

転送	Googleメールで受信したメールを、他のメールアドレスに自動転送するかどうかの設定を行います
POPダウンロード	POPを使って他のメールアプリケーションで受信できるように設定できます
IMAPアクセス	IMAPを使って他のメールアプリケーションからGoogleメールにアクセスできるように設定できます

「チャット」タブでは、以下の設定が行えます。

チャットの履歴	Googleトークでチャットを行った場合に、チャット内容を履歴に保存するかどうかを設定します
ボイス＆ ビデオチャット	ボイスチャットやビデオチャットを行うために、クライアント型のGoogleトークをダウンロードするためのサイトにジャンプします
連絡先 自動追加	チャットを行った相手の連絡先を自動で追加する基準を選択します
サウンド	チャットを受信したときに音を鳴らすかどうかを選択します
絵文字	文字を組み合わせて顔などを作った場合に、絵文字として相手に送信するかどうかを指定します :-)など、海外で使用されている顔文字に対応しています

「ウェブクリップ」タブでは、メール画面で一行表示するクリップの設定が行えます。既存のクリップのほか、自分で好きなコンテンツを表示させることもできます。



「Labs」タブでは、β版のアドオンや、お試しで作られたアドオンなどの使用設定が行えます。ここで選択できるアドオンはテスト段階のため、突然提供が中止されたり、変更されたりすることがあります。



「テーマ」タブでは、メール画面のデザインを指定し、変更することができます。ちなみに当ブログの記事でキャプチャして使用しているメール画面のテーマは「草原」です。